Politique de Confidentialité de SmartLawyer pour les Données Personnelles

Article 1 - Préambule

Conformément aux réglementations en vigueur pour la protection des données personnelles et en tant qu'entreprise soumise à la législation française, SmartLawyer s'engage à appliquer rigoureusement la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée (dite Loi Informatique et Libertés) ainsi que le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, connu sous le nom de Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

La présente Politique de Confidentialité vise à définir les règles régissant la collecte et le traitement des données personnelles des utilisateurs. Nous vous invitons à lire attentivement ce document, qui énonce les pratiques en matière de confidentialité.

Pour toute question relative à notre Politique de Confidentialité ou à la collecte et au traitement de vos données personnelles, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse e-mail suivante : rgpd@smartlawyer.ai. Vous pouvez également consulter le site de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) pour plus d'informations.

Article 2 - Définitions

Dans le cadre de la présente Politique de Confidentialité, les termes suivants auront les significations définies ci-dessous :

a) Abonnement : Désigne l'adhésion du Client aux Services pour une durée définie et un nombre spécifié d'Utilisateurs Finaux.
b) Acceptation : Action de manifester son accord aux CGAU ou à la politique de confidentialité en cochant une case ou en signant le Bulletin d'Abonnement, ce qui témoigne de l'acceptation pleine et entière des termes et conditions énoncés, ainsi que des mentions légales.
c) Autorité de contrôle : Réfère à une autorité publique indépendante établie par un État membre, chargée de surveiller l'application du RGPD. En France, il s'agit de la CNIL.
d) Client de l'utilisateur : Désigne le client de l'Utilisateur Final.
e) Confidentialité : Engagement de SmartLawyer à ne pas divulguer les informations confidentielles du Client et des Utilisateurs Finaux, ainsi que les données sensibles échangées dans le cadre de l'utilisation des Services.
f) Consentement de l'Utilisateur : Correspond à une manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle l'Utilisateur accepte que ses données personnelles fassent l'objet d'un traitement.
g) Destinataire : Englobe la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données personnelles, qu'il s'agisse ou non d'un tiers.
h) Donnée personnelle : Toute information (nom, adresse, numéro de téléphone, etc.) relative à une personne physique identifiée ou identifiable.
i) Hébergement : Mise en place de la Plateforme sur des serveurs externes.
j) Informations : Ensemble de données, actualités, contenus (textes, images, données, contenus sonores, audiovisuels, multimédias, etc.), bases de données, fonds documentaires ou moteurs de recherche fournis par SmartLawyer dans le cadre des Services aux utilisateurs finaux.
k) Limitation du traitement : Implique le marquage de données personnelles conservées, afin de restreindre leur traitement futur.
l) Mise à jour : Nouvelle version de la Plateforme ou des Services, apportant des améliorations, des corrections de bugs ou de nouvelles fonctionnalités.
n) Responsable du traitement : Désigne la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement. Dans le contexte de cette Politique de Confidentialité, le responsable de traitement est SmartLawyer.
o) Services : Comprennent les fonctionnalités de gestion de dossier, identification des problématiques juridiques, recherche intelligente intra-dossier, synthèse de documents, avec accès à la Plateforme, son support et sa maintenance.
p) Sous-traitant : Fait référence à la personne physique ou morale, à l'autorité publique, au service ou à tout autre organisme qui traite des données personnelles ou non pour le compte du responsable du traitement.
q) Tiers : Désigne toute personne physique ou morale, autorité publique, service ou organisme autre que l'Utilisateur, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes autorisées à traiter les données personnelles sous l'autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant.
r) Traitement : Englobe toute opération ou ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés, appliquées à des données personnelles, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation, la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.
s) Utilisateur(s) Final(aux) : Personne physique, employée, mandataire social ou collaborateur du Client autorisé à utiliser les Services avec un Identifiant.
t) Violation de données personnelles : Désigne une atteinte à la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée ou l'accès non autorisé à des données personnelles, qu'elles soient transmises, conservées ou traitées de toute autre manière.

Article 3 - Acceptation et Mise à Jour de la Politique de Confidentialité de SmartLawyer

En créant un compte vous acceptez les Conditions Générales d'Utilisation et la Politique de Confidentialité de SmartLawyer, vous indiquez avoir pris connaissance et accepté les termes de ces documents. Si vous n'êtes pas d'accord avec l'un de ces termes, vous êtes en droit de ne pas utiliser ou de cesser d'utiliser les services de SmartLawyer, notamment en cas de modification de la Politique de Confidentialité.

Cette Politique de Confidentialité peut être modifiée, complétée ou mise à jour pour se conformer aux évolutions légales, réglementaires, jurisprudentielles ou techniques. Cependant, les données personnelles des utilisateurs seront toujours traitées conformément à la version en vigueur au moment de leur collecte, sauf en cas de prescription légale impérative exigeant une application rétroactive.

Article 4 - Traitement des Données Personnelles des Utilisateurs

Article 4.1 - Données Personnelles Fournies à SmartLawyer

Nous collectons une ou plusieurs données personnelles des Utilisateurs Finaux utilisant nos services afin de fournir un accès à la plateforme, d'authentifier les utilisateurs finaux, d'améliorer nos services et de conserver des éléments probants. Les données personnelles obligatoires comprennent notamment le nom, le prénom et l'adresse e-mail

Si vous êtes gestionnaire au sein d'une structure cliente et que vous nous avez transmis des données de collaborateurs ou de vos Clients pour leur permettre d'accéder à notre site ou de traiter leurs dossiers, vous garantissez avoir obtenu leur consentement pour une telle utilisation.

Nous nous engageons à ne pas divulguer vos données personnelles à des tiers en dehors de nos collaborateurs et prestataires techniques, sauf lorsque cela est nécessaire.

Article 4.2 - Finalité du Traitement

Les données personnelles des utilisateurs Finaux et de leurs clients sont collectées et traitées pour les finalités suivantes :

a) Fournir et gérer nos services ;
b) Gérer les commandes de services et abonnements ;
c) Communiquer avec les utilisateurs, améliorer nos services et répondre à leurs questions ;
d) Prévenir la fraude en ligne ;
e) Résoudre les litiges et les problèmes liés à l'utilisation de nos services ;

Article 4.3 - Base Juridique

La collecte de vos données personnelles est basée sur le consentement de l'Utilisateur Final, accompagné de l'acceptation des documents contractuels tels que les Conditions Générales d'Accès et d'Utilisation (CGAU). Conformément à l'article 7 du RGPD, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment sans remettre en cause la légalité du traitement fondé sur le consentement donné avant le retrait.

Article 4.4 - Référent à la Protection des Données Personnelles

Le référent en matière de protection des données personnelles au sein de SmartLawyer est Monsieur Raphaël Baksh, que vous pouvez contacter à l'adresse postale ou électronique suivante :

SmartLawyer,

3 rue Geoffroy-Marie,

75009

Paris

France

ou raphael@smartlawyer.ai

Pour toute demande liée à la mise en conformité et à l'application du RGPD par les services et collaborateurs de SmartLawyer, veuillez nous contacter à l'adresse suivante : rgpd@smartlawyer.ai

Article 5 - Partage et Transfert des Données Personnelles des Utilisateurs

Article 5.1 - Partage des Données Personnelles

Vos données personnelles peuvent être communiquées à des sous-traitants intervenant dans la fourniture de nos services (prestataires techniques et d'hébergement, enquêtes de satisfaction, gestion de la sécurité, etc.). Nous ne divulguons vos données qu'à des prestataires de confiance, conformément à la présente Politique de Confidentialité.

Article 5.2 - Transfert des Données Personnelles

Certaines de vos données personnelles peuvent être transférées à des sous-traitants situés en dehors de l'Union européenne, notamment aux États-Unis dans le cadre de notre Politique de Cookies. Toutefois, nous veillons à ce que nos sous-traitants respectent les lois relatives à la protection des données en vigueur dans leur pays d'origine, conformément aux dispositions appropriées telles que le Privacy Shield pour les États-Unis.

Article 5.3 - Données des Clients des utilisateurs Finaux de SmartLawyer

En plus des données personnelles des Utilisateurs Finaux, Smart Lawyer peut également traiter les données personnelles des clients des Utilisateurs Finaux qui utilisent nos services (paiement en ligne, …). Ces données seront traitées de manière anonyme et cryptée pendant leur traitement, conformément aux exigences légales et réglementaires en matière de protection des données.

Article 6 - Conservation des Données Personnelles des Utilisateurs Finaux

SmartLawyer s'engage à conserver vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux traitements définis dans la présente Politique de Confidentialité, dans le respect de la loi. La durée de conservation varie en fonction du type de données personnelles et peut aller de quelques jours à plusieurs années.

Certaines informations pourront être conservées après la fermeture de votre compte, mais la conservation n'excédera pas 36 mois. Cette conservation supplémentaire vise à satisfaire nos obligations légales, comptables et fiscales, ainsi qu'à prévenir d'éventuelles activités illicites après la suppression du compte.

Article 7 - Sécurité des Données Personnelles des Utilisateurs

SmartLawyer stocke vos données personnelles sur des serveurs situés dans l'Union européenne.

Nous mettons en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, modification, divulgation ou destruction. Ces mesures comprennent des mesures physiques, techniques, informatiques, cryptées et organisationnelles. Malgré ces mesures, nous ne pouvons garantir la sécurité absolue de vos communications et données personnelles contre tout accès ou divulgation par des tiers.

Article 8 - Droits des Utilisateurs

Article 8.1 - Respect des Droits des Personnes Concernant les Données Personnelles

En ce qui concerne la protection de vos données personnelles, vous bénéficiez des droits suivants :

a) Droit d'information et d'accès ;
b) Droit de rectification et d'effacement ;
c) Droit à la limitation du traitement ;
d) Droit à la portabilité ;
e) Droit d'opposition ;
f) Droit de suppression ;
g) Droit de ne pas être soumis à une décision automatisée, y compris le profilage.

Article 8.2 - Spécificités des Droits d'Accès, de Rectification, d'Opposition et d'Oubli

Droit d'information : Vous pouvez demander des informations sur la collecte et l'utilisation de vos données personnelles.

Droit d'accès et de rectification : Vous avez le droit d'accéder à vos données personnelles et de demander leur rectification si elles sont incorrectes.

Droit d'opposition : Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données pour des motifs légitimes.

Droit d'effacement ou "droit à l'oubli" : Vous avez le droit de demander l'effacement de vos données sous certaines conditions.

Article 8.3 - Spécificités liées à la Réutilisation de Données Personnelles

Si vous avez donné votre consentement pour la réutilisation de vos données personnelles à des fins de recherche scientifique, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment sans remettre en cause la légalité du traitement effectué avant le retrait. Vous pouvez également définir des directives post-mortem concernant la conservation, l'effacement et la communication de vos données personnelles.

Article 8.4 - Exercice des Droits des Utilisateurs

Pour exercer vos droits ou pour toute question concernant vos données personnelles, veuillez nous contacter à l'adresse suivante : rgpd@smartlawyer.ai. Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai d'un mois, conformément aux réglementations en vigueur.

Article 9 - Modifications de la Politique de Confidentialité

SmartLawyer se réserve le droit de modifier, compléter ou mettre à jour cette Politique de Confidentialité afin de se conformer aux évolutions légales, réglementaires, jurisprudentielles ou techniques. Cependant, les données personnelles des utilisateurs seront toujours traitées conformément à la version en vigueur au moment de leur collecte, sauf en cas de prescription légale impérative exigeant une application rétroactive.

Toute modification substantielle de la Politique de Confidentialité sera notifiée aux utilisateurs par e-mail et affichée sur notre site. En continuant à utiliser nos services après l'entrée en vigueur de ces modifications, vous acceptez la Politique de Confidentialité mise à jour.